なぜ「脱Excel依存」が必須なのか？部門間での業務改善の必要性

多くの企業で、販売管理システムを導入しても、経理、購買、生産管理といったバックオフィス系の業務は「属人化したExcel管理」から抜け出せない状態が続いています。

システムに情報が入っているにも関わらず、特定の部門の課題解決には至らないのは、システムが部門をまたいだ情報の流れや、各部門独自の判断基準に対応できていないためです。

この記事では、ハーモフィルのシステムが経理、購買、生産管理の3部門のExcel依存を解消し、業務を劇的に改善した4つの具体的な事例をご紹介します。システムを導入することで、会社全体の生産性がどのように向上するのかがわかります。

1. 経理部門の改善事例：手作業から解放される「会計・支払管理」

経理部門は、正確性が求められる一方で、他部門から送られてくるバラバラなデータ形式に悩まされがちです。特に支払業務や損益計算は、担当者の経験に依存し、ミスや時間のロスにつながっていました。

事例①：支払業務の属人化を解消し、誰でも正確に

• 導入前の課題:
  仕入・支払管理がベテラン担当者の経験に依存し、支払先、銀行別、引落分などがExcelや手書きノートでバラバラに管理されていました。担当者不在時には、全体の支払状況を把握することが非常に困難でした。
• ハーモフィルの解決:
  room販売管理の標準機能により、支払先や支払方法（銀行、引落など）を区分して支払一覧表を自動作成。担当者の勘や手作業を排除し、支払業務が完全にシステム化されました。
• 効果:
  月末の支払業務が属人化から脱却し、誰でも正確に処理できる仕組みが確立。経理・購買部門が同じデータを共有でき、作業スピードが大幅に向上しました。

事例②：経営判断を高速化する「部門別損益の可視化」

• 導入前の課題:
  部門ごとの売上・仕入の粗利（売上－仕入）を把握するために、経理担当者が販売管理データをExcelに抜き出し、時間をかけて計算・作成していました。迅速な経営判断が難しい状態でした。
• ハーモフィルの解決:
  販売管理レベルで簡易的ではありますが、売上・仕入を部門別に集計し、粗利までを自動算出して表示できるようにカスタマイズ。
• 効果:
  担当者がEXCEL計算をする必要がなくなり、ワンクリックで部門別の損益構造がすぐに確認できるようになりました。これにより、原価までの段階での迅速な経営判断が可能となりました。

2. 購買・生産管理の改善事例：情報の分断とムダをなくす

購買や生産管理部門では、在庫や支給品の「今、どうなっているか」の情報が共有されず、ムダな発注や生産計画の遅延につながります。

事例③：外注先の「原料支給品」の在庫切れをゼロに

• 導入前の課題:
  外注先への発注時に使用する原料支給品の在庫管理を外注任せにしており、外注先から「足りなくなったのでください」と言われるがままに支給していました。突発的な支給で業務が中断し、コストも不明瞭でした。
• ハーモフィルの解決:
  外注へ発注する際に、どれくらいの原料を消費するかをシステムで自動計算する機能を導入。社内でも正確に支給品の在庫管理ができるようになりました。
• 効果:
  突発的な支給依頼がなくなり、発注業務の計画性が向上。外注先との情報連携がスムーズになり、コスト管理も明確化しました。

事例④：仕入在庫の「ブラックボックス化」を解消

• 導入前の課題:
  仕入先から納品された物をExcelで在庫管理しており、担当者が不在の場合、どれくらいの在庫があるか誰も分からない「ブラックボックス」状態になっていました。
• ハーモフィルの解決:
  room販売管理の標準機能にある在庫管理機能を活用。仕入伝票の登録と同時に在庫がリアルタイムで反映されるように統一しました。
• 効果:
  担当者でなくても、システム上で誰でも一目で在庫を把握できるようになりました。これにより、仕入品の在庫有無の問い合わせがなくなり、販売業務の効率化にも貢献しました。

3. まとめ：システムが繋ぐ「部門の連携」と「企業の成長」

これらの事例が示すのは、販売管理システムが単なる「売上伝票入力ツール」ではないということです。

ハーモフィルのシステムは、経理、購買、生産管理の各部門が持つ独自の課題を解決し、バラバラだったExcelデータを「全社共通のシステム情報」に変えることで、企業全体の生産性と透明性を劇的に向上させます。

Excel依存から脱却する最大のメリットは「安心」と「利益」

これまで、「担当者が休むと支払いが止まる」「特定のベテランしか在庫がわからない」といった状態は、会社の大きなリスクでした。しかし、これらの事例のように、複雑な業務をシステムに組み込むことで、このリスクは完全に解消されます。

そして、解消されたリスクは、そのまま「利益」へと変わります。

• Excelの再計算で使っていた数時間が、部門別損益のワンクリック確認に変わり、「経営判断のスピード」が上がります。
• 外注先とのやり取りで発生していたムダな時間や、突発的な発注ミスがなくなり、「間接コストの削減」につながります。
• 担当者不在でも業務が滞らない「安心」は、企業の「生産性」となり、新しい仕事に集中できる余裕を生み出します。

「Excelでなんとかしているから大丈夫」という考え方は、実は「ムダな作業コストを毎日払い続けている」ことと同義です。

ハーモフィルのシステムは、あなたの会社独自のノウハウや複雑な計算ルールをムダなコストではなく「会社の強み」として活かし、すべての部門で利益を生み出す土台を提供します。

システム導入は、単なるIT投資ではありません。それは、ムダをなくし、リスクを減らし、会社全体の利益を最大化するための、最も確実な経営戦略です。

ぜひ、貴社のビジネスをさらに成長させるための、第一歩を踏み出してみませんか。

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